Registreren verplicht, analyseren verstandig.
Incidentregistratie: Wettelijke verplichting én kans op verbetering
1. Wettelijke grondslagen voor incidentregistratie
Arbeidsomstandighedenwet (Arbowet)
De Arbowet vormt de belangrijkste basis voor incidentregistratie in Nederland. Werkgevers zijn verplicht te zorgen voor een veilige en gezonde werkomgeving. Artikel 3 van de Arbowet legt vast dat de werkgever beleid moet voeren gericht op zo goed mogelijke arbeidsomstandigheden. Daaronder valt ook het onderzoeken en registreren van ongevallen en bijna-ongevallen, zodat herhaling kan worden voorkomen.
Daarnaast verplicht artikel 9 Arbowet werkgevers om arbeidsongevallen die leiden tot de dood, blijvend letsel of ziekenhuisopname direct te melden bij de Nederlandse Arbeidsinspectie. Maar ook andere incidenten, zoals gevaarlijke situaties of bijna-ongevallen, moeten intern worden vastgelegd om trends te signaleren en preventieve maatregelen te treffen.
Algemene zorgplicht en goed werkgeverschap (Burgerlijk Wetboek)
Naast specifieke wetten geldt het bredere principe van goed werkgeverschap (art. 7:611 BW). Dit betekent dat werkgevers alle redelijke maatregelen moeten nemen om schade en letsel van werknemers te voorkomen. Het systematisch registreren van incidenten en bijna-incidenten is hiervan een belangrijk onderdeel.
2. Waarom registreren meer is dan een verplichting
Incidentregistratie is niet alleen een juridische plicht. Het is vooral een manier om veiligheid, betrouwbaarheid en continuïteit binnen de organisatie te versterken.
Inzicht in trends en patronen
Door systematisch te registreren ontstaat een database van gebeurtenissen. Hiermee kunnen organisaties:
Patronen ontdekken (bijvoorbeeld veel incidenten in een bepaalde ploeg of bij een specifiek proces).
Oorzaken achterhalen (technisch, organisatorisch of menselijk).
Gerichte preventieve maatregelen nemen.
Leren van bijna-ongevallen
Juist bijna-ongevallen zijn waardevol om te analyseren. Ze laten zien waar processen of omstandigheden nét goed gingen, maar ook waar het mis had kunnen gaan. Leren van deze signalen voorkomt grotere incidenten. Dit is dè manier waarop de veiligheidssector heeft aangetoond dat ze een geld besparende sector is in plaats van een die geld kost.
Versterken van veiligheidscultuur
Wanneer medewerkers merken dat meldingen serieus worden genomen en leiden tot verbeteringen, groeit het vertrouwen in de organisatie. Dit draagt bij aan een open veiligheidscultuur waarin mensen zich veilig voelen om risico’s en fouten te bespreken.
Onderbouwing richting stakeholders
Incidentdata zijn een krachtig instrument voor verantwoording richting directie, raad van toezicht, verzekeraars of toezichthouders. Ze laten zien dat de organisatie grip heeft op risico’s en aantoonbaar werkt aan verbetering.
Kostenbesparing en continuïteit
Ongevallen leiden vaak tot kosten door verzuim, schade en productieverlies. Door incidenten te registreren en te analyseren, kunnen organisaties gericht maatregelen nemen die op termijn aanzienlijke besparingen opleveren.
De rol van analyse en opvolging
Het registreren van incidenten is stap één. De echte waarde ontstaat wanneer organisaties de gegevens analyseren en opvolgen. Met moderne systemen kan dit proces grotendeels worden geautomatiseerd, waardoor:
Real-time meldingen mogelijk zijn.
Rapportages eenvoudig gedeeld kunnen worden met management en toezichthouders.
Data door veiligheidskundigen kunnen worden gebruikt voor diepgaande analyses, risico-evaluaties en advies.
Samenvattend
Incidentregistratie is dus meer dan een administratieve last: het is een juridische noodzaak én een strategisch hulpmiddel. Door incidenten niet alleen te registreren maar ook te analyseren, kunnen organisaties de veiligheidscultuur versterken, risico’s beter beheersen en voldoen aan hun wettelijke verplichtingen.
“Registreren verplicht, analyseren verstandig.”