Algemene voorwaarden

Privacyverklaring MijnIncidenten
Een product van Vauban (KvK 98242210)
Versie: 1.0
1. Algemeen
MijnIncidenten is een product van Vauban, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 98242210, gevestigd te Voorschoten (hierna: “Vauban”, “wij”).
Wij hechten veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke gegevens wij verwerken, voor welke doeleinden en welke rechten betrokkenen hebben.
2. Verwerkingsverantwoordelijke
Vauban is de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Voor vragen of verzoeken kun je contact opnemen via:
E-mail: contact@mijnincidenten.nl


3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Via het MijnIncidenten-platform kunnen onder andere de volgende persoonsgegevens worden verwerkt:
Voor- en achternaam van betrokkenen;


Functie en/of rol binnen de organisatie;


Contactgegevens (e-mailadres, telefoonnummer);


Inhoud van incidentmeldingen (die mogelijk ook gezondheidsgegevens of andere bijzondere persoonsgegevens bevatten);


Gebruikersgegevens (inloggegevens, gebruiksstatistieken).


4. Doeleinden en grondslagen
Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden:
Het aanbieden en mogelijk maken van incidentregistratie en rapportage;


Het beheren van klantrelaties en gebruikersaccounts;


Het voldoen aan wettelijke verplichtingen (bijvoorbeeld op grond van de Arbowet);


Het verbeteren en beveiligen van onze diensten.


De grondslagen hiervoor zijn:
Uitvoering van een overeenkomst;


Voldoen aan een wettelijke verplichting;


Gerechtvaardigd belang (bijvoorbeeld systeembeveiliging en verbetering van dienstverlening).


5. Delen met derden
Voor de uitvoering van onze diensten maken wij gebruik van externe verwerkers.


Belangrijke verwerkers zijn:


Jotform: gebruikt voor het aanbieden van formulieren en opslag van data. Jotform treedt op als verwerker namens Vauban. Zie hun privacyverklaring: https://www.jotform.com/privacy/.


Google Workspace: gebruikt voor e-mail, documentopslag en interne communicatie. Google treedt op als verwerker namens Vauban. Zie hun privacyverklaring: https://policies.google.com/privacy.


Met al onze verwerkers zijn verwerkersovereenkomsten gesloten om de bescherming van persoonsgegevens te waarborgen.


Persoonsgegevens worden in beginsel binnen de Europese Economische Ruimte (EER) verwerkt. Indien gegevens buiten de EER worden verwerkt (bijvoorbeeld door Google), vindt dit alleen plaats onder passende waarborgen conform de AVG, zoals het EU-U.S. Data Privacy Framework of standaardcontractbepalingen.


6. Bewaartermijn
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaartermijn anders bepaalt. Concreet hanteren wij:
Incidentmeldingen: Keuze organisatie


Gebruikersgegevens: zolang het account actief is en tot maximaal 1 jaar na beëindiging.


7. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of onrechtmatig gebruik, waaronder:
Versleutelde verbindingen (SSL);


Regelmatige back-ups;


Beveiligde opslag bij externe verwerkers (zoals Jotform en Google).


8. Rechten van betrokkenen
Betrokkenen hebben op grond van de AVG de volgende rechten:
Recht op inzage;


Recht op rectificatie;


Recht op verwijdering;


Recht op beperking van de verwerking;


Recht op overdraagbaarheid van gegevens;


Recht van bezwaar.


Verzoeken kunnen worden gericht aan contact@mijnincidenten.nl. Wij reageren binnen één maand na ontvangst van het verzoek.
9. Cookies en gebruiksgegevens
Het MijnIncidenten-platform maakt gebruik van functionele en analytische cookies om de werking van het systeem te verbeteren. 
10. Wijzigingen
Wij behouden ons het recht voor om deze privacyverklaring te wijzigen. De meest actuele versie is altijd beschikbaar via contact@mijnincidenten.nl